Zie ook www.europeanphotographers.eu 

Inschrijvingsvoorwaarden

• Lid zijn van een door FEP erkende nationale vereniging van beroepsfotografen.
• De FEP Europese gedragscode voor professionele fotografen aanvaarden (FEP European Code of Professional Conduct).
• Een paneel indienen van 12 foto’s (voor de QEP) of 20 foto’s (voor de Master QEP). De Master QEP is een hogere kwalificatie voorbehouden voor houders van een QEP-titel.
• Inloggen op de FEP website op https://www.europeanphotographers.eu/wp-login.php en het online inschrijvingsformulier invullen. Hierna het inschrijvingsgeld van 185 euro (vroege inschrijvers betalen 170 euro) voor een QEP- of 295 euro (vroege inschrijvers betalen 270 euro) voor een Master QEP-inschrijving online betalen met een creditcard. Er mag ook via bankoverschrijving betaald worden maar dan moet de kandidaat het FEP-secretariaat hiervan verwittigen zodat deze de inschrijving manueel kunnen valideren.
• Daarna de foto's van uw panel uploaden op de site van de FEP. Dit moet niet onmiddellijk bij het registreren van uw kandidatuur maar wel ten laatste enkele dagen voor de jurering plaatsvindt. 
• Uw automatisch gegenereerde inschrijvingsformulier afdrukken en toevoegen aan het ingediende paneel met foto’s.
• De deadlines voor inschrijven en betalen zijn 30 april voor de jurering van juni en 31 oktober voor de jurering van november. Opgelet dit kan naar gelang de omstandigheden aangepast worden. Kijk daarom regelmatig naar het laatste FEP-nieuws op www.europeanphotographers.eu.
• De inschrijving is pas definitief als de FEP het volledige bedrag van het inschrijvingsgeld heeft ontvangen.

Voorwaarden waaraan de panels moeten voldoen

• De panelen moeten ten laatste de dag voor de jurering toekomen op het adres van de FEP dat op het deelnemingsformulier staat.
• Panelen mogen ingediend worden in verschillende categoriën, naargelang de specialisatie van de kandidaat, zoals portret, huwelijk, reclame, landschap, reportage, industrieel, enz.
• De ingediende panelen moeten bestaan uit afdrukken, in kleur of monochroom, of een mix van beide.
• De afdrukken moeten gemonteerd worden op lichtgewicht drager zoals karton, Forex, Decocell, Kadapak of een gelijkaardig materiaal en mogen slechts uit één afbeelding bestaan. Voor een QEP-panel moet de kortste zijde minimum 30 cm bedragen en de langste maximum 50 cm. Alles tussen 30 x 30 cm en 50 x 50 cm komt in aanmerking voor QEP. Voor MQEP zijn alle formaten toegestaan.
• Ondersteunend bewijsmateriaal zoals boeken, albums, kalenders etc. is niet toegestaan in QEP-aanvragen. De kandidaat mag echter wel een naam geven aan zijn/haar panel of een schriftelijke beschrijving van een paar zinnen over het werk meesturen als hij/zij dat wil.
• Inlijstingen worden bij QEP niet toegelaten. Het totale gewicht van alle panelen inclusief de verpakking, mag het gewicht van 2,5 kg niet overschrijden, tenzij de foto's door de fotograaf zelf bezorgd en afgehaald worden.
• Iedere afdruk moet aan de achterkant duidelijk genummerd zijn in de volgorde van voorstelling aan de jury. Een pijl op de achterkant duidt de richting aan waarin de foto moet geplaatst worden.
• Alle afdrukken moeten afgeleverd worden in een herbruikbare verpakking om het behandelen en terugzenden gemakkelijker te maken. Deze verpakking mag voor QEP niet groter zijn dan 55x60 cm.

Algemene opmerking betreffende zowel de QEP als de Master QEP

• Alle kandidaten krijgen een geschreven of gefilmd rapport van het resultaat van de jurering van hun paneel. Geslaagde kandidaten ontvangen een certificaat van de FEP. Een lijst met uitsluitend geslaagde kandidaten zal gepubliceerd worden. De anonimiteit van alle kandidaten wordt ten allen tijde gegarandeerd, ook gedurende de jureringen.
• Alle panelen die niet aan de hierna volgende voorwaarden voldoen zullen door het FEP secretariaat niet voorgedragen worden voor jurering en ook niet teruggestuurd worden naar hun auteur, indien:
  • De ingediende afbeeldingen niet voldoen aan de hierboven beschreven voorwaarden
  • Het lidmaatschap van de kandidaat niet bevestigd werd door de betreffende nationale vereniging
  • Het inschrijvingsbedrag niet of niet tijdig betaald werd
• Een minimum van 40 QEP kandidaturen (of 30 QEP en 5 Master QEP kandidaturen) is nodig om een jureringssessie te kunnen laten doorgaan. Indien dit aantal niet behaald wordt dan worden de ingediende panelen gejureerd tijdens de eerstvolgende sessie.
• FEP terugzendservice: om de kosten te dekken voor het terugzenden van de panelen naar het adres vermeld op het inschrijvingsformulier moet er een bijkomende overschrijving van 60 euro gedaan worden bij de online inschrijving of eventueel later indien u niet onmiddellijk weet hoe uw panel zal verstuurd worden of eventueel meegegeven met iemand van de vereniging die zelf op de jurering aanwezig is. Laat dit tijdig weten aan ons secretariaat.
• Gelieve dit QEP reglement stipt te volgen en eventueel contact op te nemen met uw nationale vereniging vóór dat u uw paneel indient. Om de FEP kwalificaties te promoten organiseren sommige nationale verenigingen mentoringsessies om kandidaten te begeleiden bij het voorbereiden en indienen van hun panelen.
• Er werd ook een nieuwe 'support chat function' geïnstalleerd op de website van de FEP voor als u problemen zou ondervinden bij het inschrijven of uploaden van uw panel.

Copyright

Het copyright van alle ingediende afbeeldingen blijft eigendom van de copyrighthouder. De FEP behoudt zich evenwel het recht voor om, zonder vergoeding, de ingediende afbeeldingen te gebruiken voor publicatie en promotionele doeleinden, en dit voor zowel de huidige als toekomstige onderscheidingen en projecten van de FEP. Het is van het grootste belang dat de kandidaat de voorafgaande toelating heeft van zijn klant en/of van de copyrighthouder en een geschreven toelating van het model, indien dit van toepassing is op het ingediende werk.

Jurering

De QEP-jury wordt samengesteld uit QEP- en Master QEP-houders die jaarlijks aangeduid worden door de nationale verenigingen en waaruit de voorzitter van de jury een selectie maakt. Om te slagen moet de kandidaat een meerderheid van de stemmen van de juryleden behalen.